Việc truy xuất nguồn gốc theo lô pin điện thoại di động cần kết nối từng lô pin nhận được hoặc sản xuất với kiểu máy đã được phê duyệt, phiên bản nhãn, bằng chứng kiểm tra, sự di chuyển trong kho, lô hàng của khách hàng và lịch sử hậu mãi. In mã lên pin chỉ là bước đầu tiên. Mã này trở nên hữu ích khi người mua có thể sử dụng nó để trả lời các câu hỏi về sản phẩm đó là gì, nó đến từ đâu, nó đã đi đâu và những hồ sơ chất lượng nào được áp dụng.
Đối với các thương hiệu nhãn hiệu riêng, nhà bán buôn, chuỗi sửa chữa, nhà tân trang và nhà phân phối, mối liên hệ này giúp giới hạn phạm vi điều tra. Thay vì coi mọi sản phẩm cùng loại là giống hệt nhau, doanh nghiệp có thể xác định các lô hàng cụ thể liên quan đến khiếu nại, tạm giữ hoặc thay đổi sản phẩm.
Vì sao mã lô hàng đơn thuần không tạo ra khả năng truy xuất nguồn gốc
Pin có thể hiển thị số lô trong khi hệ thống kho, bán hàng và bảo hành chỉ ghi lại tên sản phẩm thương mại. Khi đó, mã vật lý không thể hỗ trợ việc điều tra đáng tin cậy.
Các điểm đứt gãy thường gặp trong chuỗi cung ứng bao gồm:
- Nhãn pin sử dụng mã nhà cung cấp không xuất hiện trên đơn đặt hàng.
- Bao bì và thùng carton riêng lẻ hiển thị các tên mẫu khác nhau.
- Nhân viên kho ghi lại mã SKU nhưng không ghi lại lô hàng đã nhận.
- Nhiều lô sản phẩm được trộn lẫn tại cùng một địa điểm mà không được phân loại.
- Các chứng từ bán hàng xác định sản phẩm nhưng không xác định lô hàng đã giao.
- Hồ sơ bảo hành bao gồm ảnh chụp nhưng thiếu nhãn pin.
- Việc sửa đổi nhãn mác có thể thay đổi mà không có hồ sơ được phê duyệt.
- Báo cáo kiểm tra không thể được liên kết với hàng tồn kho bị ảnh hưởng.
Một hệ thống hữu ích phải duy trì mối quan hệ giữa các định danh và các sự kiện kinh doanh. Người mua không nhất thiết phải đánh số seri cho từng viên pin, nhưng mức độ chi tiết được lựa chọn phải hỗ trợ các rủi ro và quyết định của kênh bán hàng.
Chọn mức độ nhận dạng cần thiết
Khả năng truy xuất nguồn gốc có thể hoạt động ở nhiều cấp độ:
| Mức độ nhận dạng | Điều làm nên sự khác biệt | Sử dụng thông thường | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Cấp độ sản phẩm hoặc SKU | Một mẫu sản phẩm từ một mẫu sản phẩm khác. | Danh mục sản phẩm, mua hàng và quản lý tồn kho cơ bản | Không thể phân biệt các lô sản xuất khác nhau |
| Cấp độ lô hoặc mẻ | Các nhóm đơn vị có chung mã định danh lô được kiểm soát | Điều tra chất lượng, tạm giữ hàng tồn kho và đánh giá sau bán hàng có mục tiêu. | Không thể xác định được một căn hộ riêng lẻ nào trong lô đất. |
| Mức độ nối tiếp | Mỗi đơn vị riêng lẻ | Các chương trình có giá trị cao hoặc lịch sử dịch vụ cụ thể của đơn vị | Cần nhiều thao tác đánh dấu, quét và quản lý dữ liệu hơn. |
Tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc toàn cầu GS1 giải thích rằng các mặt hàng thương mại có thể được xác định ở cấp độ loại, lô hoặc mẻ, và cấp độ từng sản phẩm riêng lẻ. Tiêu chuẩn này cũng liên kết khả năng truy xuất nguồn gốc với các sự kiện như sản xuất, tiếp nhận, đóng gói và vận chuyển.
Điều này không có nghĩa là mọi người mua pin thay thế đều phải áp dụng mọi mã định danh GS1. Nó cung cấp một khuôn khổ hữu ích để quyết định độ chính xác cần thiết. Một nhà phân phối có thể cần kiểm soát ở cấp độ lô hàng, trong khi một chương trình ưu đãi hoặc hợp đồng cụ thể có thể yêu cầu ghi chép ở cấp độ số sê-ri.
Hãy định nghĩa "lô pin" là gì.
Mã định danh lô hàng phải thuộc về một nhóm được kiểm soát. Định nghĩa này có thể xem xét kiểu pin, danh mục vật liệu đã được phê duyệt, thời kỳ sản xuất, cấu hình cell hoặc pack, phiên bản nhãn và các yếu tố khác do nhóm chất lượng chịu trách nhiệm thiết lập.
Bên mua và bên bán cần thống nhất về:
- Ai tạo ra mã định danh lô đất?
- Sự kiện nào bắt đầu và kết thúc nhiều sự kiện?
- Việc dán nhãn lại có tạo ra mối quan hệ truy xuất nguồn gốc mới hay không?
- Cách thức giữ nguyên mã lô hàng khi chia nhỏ sản phẩm.
- Cách thức ghi lại việc làm lại, phân loại hoặc thay thế
- Hồ sơ được lưu giữ trong bao lâu?
- Những thông tin nào có thể được chia sẻ giữa các bên?
Không nên cho rằng tất cả sản phẩm được giao theo một đơn đặt hàng đều thuộc cùng một lô sản xuất. Ngược lại, không nên gán các số lô mới không liên quan chỉ vì cùng một lô hàng được chia thành nhiều thùng hoặc kho khác nhau.
Tạo hồ sơ sản phẩm được kiểm soát
Tài liệu tham khảo chính về sản phẩm là tài liệu kết nối các mô tả thương mại với thông tin kỹ thuật. Nó giúp ngăn chặn việc các tên gọi mô hình không chính thức trở thành nguồn thông tin duy nhất chính xác.
Các lĩnh vực được đề xuất bao gồm:
- Mã SKU của người mua
- Mã SKU của nhà cung cấp
- Mẫu pin thay thế
- Các mẫu điện thoại dự định hoặc tài liệu tham khảo về khả năng tương thích được kiểm soát
- Điện áp và công suất định mức được nêu trong thông số kỹ thuật đã được phê duyệt.
- Phiên bản đầu nối và cáp mềm
- Sửa đổi nhãn pin
- Sửa đổi gói riêng lẻ
- Định nghĩa mã vạch hoặc phương tiện lưu trữ dữ liệu khác
- Thông số kỹ thuật, bản vẽ và mẫu tham khảo đã được phê duyệt.
- Trạng thái vòng đời hiện tại
Các tuyên bố về khả năng tương thích cần được duy trì thông qua một ma trận mô hình được kiểm soát riêng biệt. Nhãn dán không phải là bằng chứng cho thấy pin đã được kiểm định kỹ thuật cho mọi thiết bị được in trên bao bì.
Xây dựng một chuỗi nhận dạng thống nhất trên mọi cấp độ bao bì.
Pin, túi bảo vệ, bao bì bán lẻ, thùng carton bên trong và thùng carton vận chuyển phục vụ các mục đích khác nhau, nhưng mã nhận dạng của chúng phải dẫn về cùng một sản phẩm và lô hàng được kiểm soát.
Kiểm tra mối quan hệ ở từng cấp độ:
- Nhãn pin: thông tin sản phẩm, thông số kỹ thuật yêu cầu, cảnh báo đã được phê duyệt và thông tin lô hoặc số sê-ri.
- Bao bì riêng lẻ: mã SKU dành cho người mua, mã tham chiếu mẫu tương thích, mã vạch và phiên bản bao bì.
- Thùng carton bên trong: mã sản phẩm (SKU), lô, số lượng và thông tin đóng gói.
- Thùng carton đóng gói: đơn đặt hàng, địa điểm giao hàng, số thùng, số lượng và mã sản phẩm có thể theo dõi.
- Hồ sơ điện tử: cùng một mã định danh trong hệ thống mua hàng, kiểm tra, tồn kho và vận chuyển.
Dự án nhãn hiệu riêng cần phê duyệt nhãn mác và bao bì trước khi sản xuất hàng loạt. Hướng dẫn đóng gói pin điện thoại của ESC bao gồm việc xây dựng thương hiệu, cấu trúc bao bì và lập kế hoạch thiết kế hình ảnh. Kế hoạch truy xuất nguồn gốc cần được thêm vào quy trình đó chứ không phải là một bước bổ sung sau cùng.
Xác minh nhãn là dữ liệu, không chỉ là hình ảnh minh họa.
Phê duyệt bằng mắt thường xác nhận hình thức bên ngoài, nhưng kiểm tra hoạt động mới xác nhận nhãn có hoạt động tốt hay không. Trước khi phê duyệt nhãn sản xuất, cần kiểm tra:
- Văn bản được soạn thảo dựa trên thông số kỹ thuật đã được phê duyệt.
- Tính nhất quán giữa mẫu mã và SKU
- Nội dung mã vạch chứ không chỉ hình thức mã vạch
- Quét bằng các thiết bị và phần mềm mà người mua sử dụng.
- Vị trí và khả năng đọc mã lô hàng
- Độ bền của bản in trong điều kiện sử dụng thông thường.
- Nhận dạng bản sửa đổi
- Các yêu cầu về ngôn ngữ và cảnh báo đã được xác nhận cho thị trường mục tiêu.
Không nên in các dấu chứng nhận, tuyên bố quy định hoặc xếp hạng kỹ thuật chỉ vì chúng xuất hiện trên một sản phẩm cũ. Tính phù hợp của chúng phải được xác nhận đối với mẫu sản phẩm cụ thể và thị trường mục tiêu.
Thông tin dễ đọc đối với con người vẫn rất quan trọng ngay cả khi sử dụng mã vạch hoặc mã hai chiều. Nhân viên kho và kỹ thuật viên cần một phương án dự phòng được kiểm soát khi máy quét không hoạt động hoặc nhãn bị hỏng.
Ghi nhận lô hàng tại khu vực tiếp nhận và kiểm tra.
Việc tiếp nhận hàng hóa là cơ hội đầu tiên để người mua bảo toàn hoặc đánh mất khả năng truy xuất nguồn gốc từ nhà cung cấp. Hãy ghi lại lô hàng trước khi các thùng carton được chia nhỏ, sản phẩm được dán nhãn lại hoặc các đơn vị được trộn lẫn vào kho hàng hiện có.
Bản ghi nhận phải được kết nối:
- Nhà cung cấp và đơn đặt hàng
- Ngày và địa điểm nhận
- Mã SKU của người mua và nhà cung cấp
- Lô hàng của nhà cung cấp và bất kỳ mã tham chiếu nào do người mua chỉ định.
- Số lượng nhận được
- Mã nhận dạng thùng carton hoặc hậu cần
- Sửa đổi nhãn và bao bì
- Tình trạng kiểm tra
- Quyết định giữ lại, thả hoặc từ chối
Hướng dẫn kiểm tra pin điện thoại di động đầu vào của ESC cung cấp một khuôn khổ toàn diện hơn cho việc kiểm tra nhận dạng, hình thức, kích thước, điện và chức năng. Kết quả kiểm tra nên được đính kèm vào hồ sơ lô hàng thay vì lưu trữ như một báo cáo riêng biệt.
Người mua sử dụng phương pháp lấy mẫu chấp nhận cũng có thể xem lại hướng dẫn lập kế hoạch lấy mẫu pin điện thoại di động . Kết quả mẫu áp dụng cho lô kiểm tra và phương pháp đã được xác định; không được sao chép sang các nhóm sản xuất không liên quan.
Ngăn ngừa việc trộn lẫn các lô hàng trong kho
Hệ thống truy xuất nguồn gốc sẽ thất bại khi các lô hàng khác nhau được trộn lẫn về mặt vật lý nhưng phần mềm quản lý kho chỉ hiển thị một số lượng duy nhất. Hệ thống kiểm soát kho cần xác định:
- Liệu mỗi vị trí lưu trữ có thể chứa nhiều hơn một lô hàng hay không?
- Cách nhận biết các thùng carton chưa đầy đủ
- Cách phân loại hàng trả lại và hàng tồn kho để bán
- Làm thế nào để ngăn chặn việc phân bổ hàng tồn kho hiện có?
- Việc đóng gói lại giúp bảo toàn mối quan hệ lô hàng ban đầu như thế nào?
- Cách thức ghi nhận chuyển kho bao gồm cả nguồn và điểm đến.
- Quy tắc xoay vòng cổ phiếu nào được áp dụng?
Việc theo dõi lô pin điện thoại cần bám sát sản phẩm thực tế từ khâu tiếp nhận, lưu trữ, lấy hàng đến vận chuyển. Số lượng trong hệ thống không khớp với số lượng hàng tồn kho thực tế được ghi trên nhãn không phải là bằng chứng đáng tin cậy.
Ghi lại thông tin khách hàng nào đã nhận được từng lô hàng.
Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa cần liên kết sản phẩm và lô hàng đã vận chuyển với giao dịch của khách hàng. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, hồ sơ có thể bao gồm:
- Đơn đặt hàng hoặc hóa đơn
- Tài khoản khách hàng
- Địa điểm giao hàng
- Ngày giao hàng
- Mã SKU và số lượng sản phẩm
- Mã số lô hoặc số sê-ri
- Mã số thùng carton hoặc bưu kiện
- Người lấy hàng trong kho và kết quả xác minh
Các nhà phân phối không phải lúc nào cũng cần tiết lộ dữ liệu sản xuất nội bộ hoặc dữ liệu nhà cung cấp cho mọi khách hàng. Tuy nhiên, họ cần một hệ thống tham chiếu nội bộ cho phép nhân viên được ủy quyền truy cập ngược từ lô hàng của khách hàng đến lô hàng đã nhận và truy cập tiến từ một lô hàng đến các lô hàng bị ảnh hưởng.
Liên kết yêu cầu bảo hành với lô hàng ban đầu
Hồ sơ hậu mãi chỉ cung cấp bằng chứng có giá trị khi sản phẩm được trả lại hoặc báo cáo có thể được xác định rõ. Mẫu đơn khiếu nại nên yêu cầu thông tin phù hợp với kênh phân phối, chẳng hạn như:
- Tham khảo từ người mua hoặc khách hàng
- Mẫu điện thoại và bối cảnh sửa chữa
- Mã SKU pin và hình ảnh nhãn rõ nét
- Mã số lô hoặc số sê-ri
- Ngày mua hoặc ngày lắp đặt (nếu có)
- Triệu chứng được báo cáo
- Bằng chứng kiểm tra hoặc thử nghiệm
- Số lượng bị ảnh hưởng
- Xử lý sản phẩm trả lại
Không nên coi mọi khiếu nại đối với cùng một mẫu sản phẩm là một lỗi duy nhất. Hãy phân biệt các vấn đề về cài đặt, lỗi thiết bị, lỗi tương thích, hư hỏng do bảo quản, hư hỏng vật lý và lỗi pin đã được xác nhận.
Hướng dẫn về yêu cầu bảo hành pin điện thoại di động của ESC giải thích cách người mua B2B có thể xây dựng bằng chứng và trách nhiệm trong quá trình xử lý yêu cầu. Việc liên kết bằng chứng đó với lô hàng giúp phân tích xu hướng trở nên hữu ích hơn.
Sử dụng bài kiểm tra khả năng truy vết để tìm các liên kết bị hỏng.
Một quy trình bằng văn bản có thể trông hoàn chỉnh trong khi các bản ghi vẫn chưa được kết nối. Định kỳ chọn một lô hàng đã hoàn thành và kiểm tra theo cả hai hướng.
Kiểm tra ngược
Bắt đầu với một sản phẩm đã được giao hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Xác định xem nhóm có thể nhận diện được phiên bản sản phẩm, lô hàng nhận được, nhà cung cấp, quyết định kiểm tra và các hồ sơ phê duyệt áp dụng hay không.
Kiểm thử tiến lên
Bắt đầu với một lô hàng đã chọn. Xác định số lượng hàng còn trong kho, số lượng hàng đang chờ xử lý, các lô hàng đã vận chuyển và khách hàng đã nhận hàng, cũng như các khiếu nại hoặc hàng trả lại liên quan.
Ghi lại các liên kết bị thiếu, số liệu mâu thuẫn và thời gian cần thiết để truy xuất thông tin. Mục tiêu không chỉ đơn thuần là tìm ra mã; mà là để xác định xem tổ chức có thể đưa ra quyết định phạm vi kiểm soát bằng cách sử dụng các hồ sơ đáng tin cậy hay không.
Kiểm soát sản phẩm và thay đổi nhãn mác.
Khả năng truy xuất nguồn gốc phụ thuộc vào việc kiểm soát phiên bản. Cần có sự xem xét trước khi thay đổi:
- Mẫu pin hoặc thông số kỹ thuật
- Cấu hình ô hoặc gói
- Mạch bảo vệ
- Đầu nối hoặc cáp mềm
- Nội dung hoặc bố cục nhãn
- Cấu trúc dữ liệu mã vạch
- Đóng gói riêng lẻ
- Đánh dấu trên thùng carton
- Nhà cung cấp hoặc quy trình sản xuất được phê duyệt (nếu có)
Nhóm kiểm soát chất lượng cần xác định xem thay đổi đó chỉ cần phê duyệt tài liệu, lấy mẫu mới, thử nghiệm bổ sung hay mã định danh sản phẩm mới. Không nên âm thầm ghi đè lên các bản ghi lịch sử khi có thay đổi trong phiên bản sản phẩm.
Đảm bảo hệ thống phù hợp với rủi ro kinh doanh.
Một nhà bán buôn khu vực với các thùng hàng nhiều mẫu mã khác nhau có thể không cần hệ thống giống như một thương hiệu bán các loại pin cao cấp được đánh số seri riêng lẻ. Quy trình cần đủ chi tiết để hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho, điều tra chất lượng và giao tiếp với khách hàng mà không thu thập dữ liệu mà không ai duy trì hoặc sử dụng.
Khi lựa chọn mức độ kiểm soát, hãy cân nhắc:
- Rủi ro sản phẩm và kênh phân phối
- Khối lượng đơn đặt hàng và SKU
- Số lượng địa điểm lưu trữ và phân phối
- Kỳ vọng về khả năng truy xuất nguồn gốc của khách hàng
- tần suất khiếu nại và chi phí điều tra
- Khả năng quét và lưu trữ dữ liệu
- Yêu cầu về quyền truy cập hồ sơ và bảo mật
Câu hỏi thường gặp
Liệu ngày sản xuất có đủ để truy xuất nguồn gốc pin hay không?
Thông thường, ngày tháng không đứng riêng lẻ. Một ngày tháng có thể được chia sẻ bởi nhiều mẫu sản phẩm hoặc nhóm sản xuất. Nó cần được liên kết với mã định danh sản phẩm được kiểm soát, định nghĩa lô hàng và các hồ sơ liên quan.
Liệu mỗi viên pin điện thoại có cần một số seri riêng biệt không?
Không. Việc nhận dạng theo lô có thể đủ đối với nhiều kênh bán buôn và sửa chữa. Việc kiểm soát theo số sê-ri có thể phù hợp khi lịch sử cụ thể của từng sản phẩm hoặc chương trình cao cấp đòi hỏi sự phức tạp hơn.
Liệu số lô hàng của nhà cung cấp có thể được sử dụng làm mã nhận dạng duy nhất cho người mua không?
Nó có thể vẫn là một phần của hệ thống, nhưng người mua nên duy trì một hệ thống đối chiếu đáng tin cậy với mã SKU, đơn đặt hàng, hồ sơ kiểm tra, dữ liệu tồn kho và vận chuyển của riêng mình.
Pin đã trả lại có nên được đưa trở lại kho hàng thông thường không?
Không thể thực hiện nếu không có sự đánh giá và xử lý được phê duyệt. Hàng trả lại cần được nhận dạng và tách riêng để không bị mất lịch sử và tình trạng của chúng không bị nhầm lẫn với hàng tồn kho chưa sử dụng.
Nên thực hiện kiểm tra truy xuất nguồn gốc với tần suất như thế nào?
Tần suất kiểm tra cần phản ánh rủi ro kinh doanh, yêu cầu của khách hàng, thay đổi quy trình và kết quả trước đó. Tổ chức cần xác định khoảng thời gian kiểm tra và lưu giữ bằng chứng của mỗi lần kiểm tra.
Xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc trước khi vận chuyển lô hàng đầu tiên.
Hệ thống truy xuất nguồn gốc theo lô pin điện thoại di động hiệu quả liên kết sản phẩm đã được phê duyệt, nhãn mác, bao bì, biên nhận, bằng chứng kiểm tra, di chuyển trong kho, vận chuyển và lịch sử bảo hành. Hệ thống này nên giúp người mua xác định chính xác phạm vi bị ảnh hưởng thay vì biến mọi khiếu nại thành giả định chung cho toàn bộ sản phẩm.
Xem xét kỹ dòng sản phẩm pin thay thế điện thoại di động của ESC, sau đó gửi danh sách các mẫu sản phẩm cần thiết, cấu trúc đóng gói, thị trường mục tiêu và kỳ vọng về khả năng truy xuất nguồn gốc khi yêu cầu mẫu hoặc báo giá số lượng lớn. Cần xác nhận chính xác nhãn mác, tài liệu, định dạng mã vạch và điều khoản đặt hàng cho các mẫu sản phẩm và dự án đã chọn.
Tài liệu tham khảo nguồn bên ngoài
- GS1 — Tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc toàn cầu GS1 — tiêu chuẩn hiện hành
