Отслеживаемость партий аккумуляторов для мобильных телефонов: руководство по контролю в сегменте B2B.

Система отслеживания партий аккумуляторов для мобильных телефонов должна связывать каждую полученную или произведенную партию аккумуляторов с утвержденной моделью, версией этикетки, данными проверки, движением запасов, отгрузкой клиенту и историей послепродажного обслуживания. Нанесение кода на аккумулятор — это только первый шаг. Код становится полезным, когда покупатель может использовать его, чтобы ответить на вопросы о том, что это за продукт, откуда он поступил, куда был отправлен и какие записи о качестве применяются.

Для брендов, выпускающих продукцию под собственной торговой маркой, оптовых продавцов, ремонтных сетей, компаний по восстановлению и дистрибьюторов эта связь помогает ограничить масштабы расследований. Вместо того чтобы рассматривать каждую единицу одной и той же модели как идентичную, компания может идентифицировать конкретные партии, связанные с жалобой, блокировкой или изменением продукта.

Почему одного лишь кода партии недостаточно для обеспечения отслеживаемости

На батарее может отображаться номер партии, в то время как в системах учета склада, продаж и гарантийного обслуживания регистрируется только коммерческое наименование продукта. В этом случае физический код не позволит провести надежное расследование.

К распространённым обрывам в этой цепочке относятся:

• На этикетке батареи используется код поставщика, который не указан в заказе на покупку.
• На индивидуальной упаковке и картонной коробке указаны разные названия моделей.
• Сотрудники склада регистрируют артикул товара (SKU), но не номер полученной партии.
• Несколько производственных партий смешиваются в одном месте без разделения.
• В документах на продажу указан товар, но не номер отгруженной партии.
• В гарантийный случай необходимо включить фотографии, но без этикетки на батарее.
• Изменение этикетки происходит без утвержденной записи.
• Отчеты об инспекции не могут быть связаны с соответствующим товарным запасом.

Полезная система должна сохранять взаимосвязь между идентификаторами и бизнес-событиями. Покупателю не обязательно присваивать серийный номер каждой батарее, но выбранный уровень детализации должен соответствовать рискам и решениям канала продаж.

Выберите необходимый уровень идентификации.

Отслеживаемость может осуществляться на нескольких уровнях:

Глобальный стандарт прослеживаемости GS1 поясняет, что торговые товары могут быть идентифицированы на уровне класса, партии или серии, а также на уровне отдельных экземпляров. Он также связывает прослеживаемость с такими событиями, как производство, приемка, упаковка и отгрузка.

Это не означает, что каждый покупатель сменных батарей должен использовать каждый идентификатор GS1. Это предоставляет полезную основу для определения необходимой точности. Дистрибьютору может потребоваться контроль на уровне партии, в то время как конкретная премия или контрактная программа могут оправдать ведение записей на уровне серийных номеров.

Дайте определение партии батарей.

Идентификатор партии должен относиться к контролируемой группе. В определении могут учитываться модель батареи, утвержденная спецификация материалов, период производства, конфигурация элементов или блока, изменения в маркировке и другие факторы, установленные ответственной группой по контролю качества.

Покупатель и поставщик должны согласовать следующее:

• Кто создает идентификатор партии?
• Какое событие часто начинается и заканчивается?
• Создаёт ли перемаркировка новые отношения отслеживаемости?
• Как при разделении количества сохраняется исходный номер партии
• Как регистрируются доработка, сортировка или замена
• Как долго хранятся записи
• Какая информация может быть передана между сторонами?

Не следует предполагать, что вся продукция, поставленная по одному заказу, относится к одной производственной партии. И наоборот, не следует присваивать новые, не связанные между собой номера партий только потому, что одна и та же партия разделена между коробками или складами.

Создать справочник контролируемых товаров

Основной документ, описывающий продукт, является справочным элементом, связывающим коммерческие описания с техническими характеристиками. Он должен предотвращать ситуацию, когда неформальные названия моделей становятся единственным источником достоверной информации.

Рекомендуемые поля включают:

• Артикул покупателя
• Артикул поставщика
• Модель сменной батареи
• Предполагаемые модели телефонов или контролируемая справочная информация о совместимости
• Номинальное напряжение и мощность указаны в утвержденной спецификации.
• Версия с разъемом и гибким кабелем
• пересмотр маркировки батареи
• Индивидуальная доработка пакета
• Определение штрих-кода или другого носителя данных
• Утвержденные технические условия, чертежи и образцы.
• Текущий статус жизненного цикла

Заявления о совместимости должны подтверждаться отдельной матрицей контролируемых моделей. Маркировка не является доказательством того, что батарея прошла техническую проверку для каждого устройства, указанного на упаковке.

Создайте единую цепочку идентификации на каждом уровне упаковки.

Батарея, защитный пакет, розничная упаковка, внутренняя коробка и транспортировочная коробка служат разным целям, но их идентификаторы должны указывать на один и тот же контролируемый продукт и партию.

Проверьте взаимосвязь на каждом уровне:

• Маркировка батареи: идентификационные данные изделия, требуемые параметры, утвержденные предупреждения и информация о партии или серийном номере.
• Индивидуальная упаковка: артикул для покупателя, артикул совместимой модели, штрихкод и информация о доработках упаковки.
• Внутренняя упаковка: артикул товара, номер партии, количество и идентификационный номер упаковки.
• Транспортировочная коробка: номер заказа на покупку, место назначения, номер коробки, количество и отслеживаемый артикул товара.
• Цифровой документ: одни и те же идентификаторы используются в системах закупок, контроля качества, учета запасов и отгрузки.

При запуске проекта под собственной торговой маркой необходимо утвердить этикетки и упаковку до начала массового производства. Руководство ESC по упаковке аккумуляторов для телефонов охватывает вопросы брендинга, структуры упаковки и планирования дизайна. План отслеживания происхождения продукции следует включить в этот процесс, а не рассматривать как второстепенный.

Проверяйте метки как данные, а не только как изображение.

Визуальное подтверждение гарантирует внешний вид, а эксплуатационная проверка — работоспособность этикетки. Перед утверждением производственных этикеток необходимо провести тестирование:

• Текст соответствует утвержденным техническим условиям.
• Согласованность модели и артикула
• Содержание штрихкода, а не только его внешний вид.
• Сканирование с помощью устройств и программного обеспечения, используемых покупателем.
• Расположение и читаемость кода участка
• Устойчивость печати при ожидаемом обращении
• Идентификация редакции
• Подтверждены языковые требования и требования к предупреждениям для целевого рынка.

Не следует печатать сертификационные знаки, нормативные документы или технические характеристики только потому, что они присутствовали на более старой модели продукта. Необходимо подтвердить их применимость к конкретной модели и целевому рынку.

Информация, читаемая человеком, остается важной даже при использовании штрихкода или двухмерного кода. Сотрудникам склада и техническим специалистам необходим резервный вариант на случай недоступности сканера или повреждения этикетки.

Фиксация партии на этапе приемки и осмотра.

Приемка товара — это первая возможность для покупателя сохранить или потерять возможность отслеживания происхождения товара у поставщика. Необходимо зарегистрировать партию до того, как коробки будут разделены, продукция будет перемаркирована или единицы товара будут смешаны с имеющимся запасом.

В принимающей записи должно быть установлено соединение:

• Поставщик и заказ на закупку
• Дата и место получения
• Артикул покупателя и поставщика
• Номер партии поставщика и любой присвоенный покупателем номер.
• Полученное количество
• Идентификаторы коробок или логистические идентификаторы
• Пересмотр этикеток и упаковки
• Статус проверки
• Решение о приостановке, разрешении или отклонении

Руководство ESC по входному контролю аккумуляторов для мобильных телефонов предоставляет более широкую основу для проверки идентификации, внешнего вида, размеров, электрических характеристик и функциональности. Результаты проверки должны быть прикреплены к записи о партии, а не храниться в виде отдельного отчета.

Покупатели, использующие приемочный контроль, также могут ознакомиться с руководством по плану выборочного контроля батарей мобильных телефонов . Результаты выборочного контроля относятся к определенной партии и методу контроля; их не следует копировать в несвязанные производственные группы.

Предотвратите смешивание партий продукции на складе.

Система отслеживания выходит из строя, когда разные партии физически смешаны, но программное обеспечение для учета запасов отображает только одно количество. В рамках управления складом следует определить:

• Может ли каждое место хранения содержать более одной партии товара?
• Как идентифицируются неполные коробки
• Как происходит отделение возвращенных товаров от товаров, пригодных для продажи
• Как блокируется распределение имеющихся запасов
• Как переупаковка сохраняет первоначальную структуру партии.
• Как осуществляется учет перемещения запасов: от источника к получателю до конечного пункта назначения
• Какое правило ротации запасов применимо?

Отслеживание партий телефонных аккумуляторов должно охватывать весь физический процесс производства: от приемки и хранения до комплектации и отгрузки. Системные данные о количестве, которые невозможно сопоставить с данными инвентаризации, не являются надежным доказательством.

Запишите, какие покупатели получили каждую партию.

Система отслеживания исходящих поставок должна связывать отгруженный продукт и партию с транзакцией с клиентом. В зависимости от бизнес-модели, запись может включать в себя:

• Заказ на продажу или счет-фактура
• Учетная запись клиента
• Место доставки
• Дата отгрузки
• Артикул и количество товара
• Идентификатор партии или серийный номер
• Номер коробки или посылки
• Результаты проверки и комплектации заказа на складе

Дистрибьюторам не всегда необходимо раскрывать внутренние производственные или поставщические данные каждому клиенту. Однако им необходима внутренняя система перекрестных ссылок, позволяющая уполномоченному персоналу перемещаться от отгрузки клиенту к полученной партии и от партии к соответствующим отгрузкам.

Привязывайте гарантийные претензии к первоначальной партии товара.

Документация по послепродажному обслуживанию предоставляет ценные доказательства только в том случае, если возвращенный или заявленный товар можно идентифицировать. В форме заявления о претензии следует запрашивать информацию, соответствующую каналу продаж, например:

• Отзыв покупателя или клиента
• Модель телефона и контекст ремонта
• Артикул батареи и фотография прозрачной этикетки.
• Идентификатор партии или серийный номер
• Дата покупки или установки (если имеется)
• Сообщенный симптом
• Доказательства проверки или испытания
• Количество затронутых
• Порядок утилизации возвращенного товара

Не следует рассматривать все жалобы на одну и ту же модель как одну и ту же неисправность. Следует отдельно рассматривать проблемы с установкой, неисправности устройства, ошибки совместимости, повреждения при хранении, физические повреждения и подтвержденные дефекты батареи.

В руководстве ESC по гарантийному обслуживанию аккумуляторов для мобильных телефонов объясняется, как покупатели B2B могут структурировать доказательства и определять ответственность при рассмотрении претензий. Привязка этих доказательств к партии товара делает анализ тенденций более полезным.

Используйте тест на отслеживаемость, чтобы найти неработающие ссылки.

Письменная процедура может выглядеть завершенной, в то время как записи остаются разрозненными. Периодически выбирайте одну готовую партию и проверяйте оба направления.

Обратный тест

Начните с отгруженного товара или заказа клиента. Определите, может ли команда определить версию продукта, полученную партию, поставщика, решение по проверке и соответствующие документы об утверждении.

Прямой тест

Начните с выбранной партии. Определите количество товара, оставшегося на складе, количество товара, находящегося в резерве, данные об отгрузках и клиентах, получивших товар, а также связанные с этим претензии или возвраты.

Зафиксируйте недостающие звенья, противоречивые данные и время, необходимое для получения информации. Цель состоит не просто в том, чтобы найти код; она состоит в том, чтобы определить, может ли организация принять решение о контролируемом объеме работ, используя надежные записи.

Контроль изменений в продукции и маркировке.

Отслеживаемость зависит от системы контроля версий. Перед внесением изменений требуется проверка:

• Модель или технические характеристики батареи
• Конфигурация ячейки или блока
• цепь защиты
• Разъем или гибкий кабель
• Обозначьте содержимое или макет
• Структура данных штрихкода
• Индивидуальная упаковка
• Маркировка коробки
• Утвержденный поставщик или производственный процесс (при необходимости).

Группа по контролю качества должна определить, требуется ли для изменения только утверждение документа, новый образец, дополнительные испытания или новый идентификатор продукта. Не следует незаметно перезаписывать исторические записи при внесении изменений в версию.

Поддерживайте соответствие системы бизнес-рискам.

Региональному оптовому продавцу, работающему с упаковками, содержащими разные модели аккумуляторов, может не понадобиться та же система, что и бренду, продающему аккумуляторы премиум-класса с индивидуальными серийными номерами. Процесс должен быть достаточно подробным, чтобы поддерживать контроль запасов, проверку качества и взаимодействие с клиентами, не собирая при этом данные, которые никто не хранит и не использует.

При выборе уровня контроля следует учитывать следующее:

• Риски, связанные с продуктом и каналами сбыта
• Объемы заказов и товарных позиций
• Количество мест хранения и распределения
• Ожидания клиентов в отношении отслеживаемости
• Частота обращений и стоимость расследования
• Возможность сканирования и сохранения данных
• Требования к доступу к записям и обеспечению конфиденциальности

Часто задаваемые вопросы

Достаточно ли даты производства для отслеживания происхождения батареи?

Обычно не сама по себе. Дата может быть общей для нескольких моделей или производственных групп. Она должна быть связана с контролируемым идентификатором продукта, определением партии и соответствующими записями.

Каждой батарее для телефона нужен индивидуальный серийный номер?

Нет. Идентификация на уровне партии может быть достаточной для многих оптовых и ремонтных каналов. Контроль на уровне серийного номера может быть целесообразен, когда история конкретного устройства или премиальная программа оправдывают дополнительную сложность.

Можно ли использовать номер партии поставщика в качестве единственного идентификатора покупателя?

Она может оставаться частью системы, но покупатель должен поддерживать надежную перекрестную ссылку на свой собственный артикул, заказ на покупку, протокол проверки, данные об инвентаризации и отгрузке.

Должны ли возвращенные батареи быть отнесены к обычному складскому запасу?

Возврат невозможен без утвержденной оценки и определения дальнейшей судьбы товара. Возвращаемые товары должны быть идентифицированы и рассортированы, чтобы не утратить информацию об их истории и не путать их состояние с неиспользованным товаром.

Как часто следует проводить проверку прослеживаемости?

Периодичность тестирования должна отражать бизнес-риски, требования клиентов, изменения в процессах и предыдущие результаты. Организация должна определить интервал проведения тестирования и хранить подтверждающие документы по каждому тестированию.

Обеспечьте отслеживаемость продукции до первой крупной отгрузки.

Эффективная система отслеживания партий аккумуляторов для мобильных телефонов связывает утвержденный продукт, физическую этикетку, упаковку, протокол приемки, данные проверки, перемещение на складе, историю отгрузки и гарантийного обслуживания. Система должна помогать покупателю точно определить область воздействия, а не превращать каждую жалобу в предположение, касающееся всего продукта.

Ознакомьтесь с ассортиментом сменных аккумуляторов для мобильных телефонов от ESC, затем при запросе образцов или оптового предложения отправьте список необходимых моделей, структуру упаковки, целевой рынок и требования к отслеживаемости. Необходимо уточнить точные этикетки, документацию, форматы штрихкодов и условия заказа для выбранных моделей и проекта.

Ссылки на внешние источники

• GS1 — Глобальный стандарт прослеживаемости GS1 — действующий стандарт